Wie erstelle ich einen A1-Antrag zur Entsendung?

 

Beispiel: Die Mitarbeiterin Henriette Schaf wird in die Niederlande entsandt.
Frau Schaf ist bei der Barmenia (PKV) versichert.
Es ist ein A1 Antrag Entsendung für die Dauer vom 01.01.2019 – 31.03.2019 zu stellen.
Es gibt keine festen Beschäftigungsstellen.
Der Entgeltanspruch besteht weiterhin gegen den AG in Deutschland.

 

1. Im Personalstamm ist die A1 Bescheinigung über den entsprechenden Button auszuwählen.

Personalstamm > SV/Steuer

 

2. Da die Entsendedauer unter 24 Monaten liegt, ist im Auswahlmenü A1 Antrag Entsendung
auszuwählen.

Personalstamm > SV/Steuer > A1-Bescheinigung

3. „Neue Bescheinigung“ auswählen / Registerkarte Angaben Person

Personalstamm > SV/Steuer > A1 Bescheinigung > A1 Antrag Entsendung > Registerkarte Angaben Person

Für die ausgewählte Personalnummer werden die Daten, welche aus dem Entgeltabrechnungssystem zur Verfügung gestellt werden können, systemseitig vorbelegt.
Sind im Personalstamm keine Angaben zu „Geburtsname“, „Geburtsort“ und „Geburtsland“ vorhanden, werden die Felder Geburtsname / Geburtsort mit „unbekannt“ vorbelegt. Das Feld „Geburtsland“ erfordert zwingend eine Angabe, da es sich um ein Pflichtfeld handelt.
Ab 07/2019 sind Angaben zu einer „sonstigen Kontaktadresse“ nicht mehr erforderlich.

4. Registerkarte Versicherung / Versorgungswerk

Ist der Mitarbeiter gesetzlich krankenversichert stellt die zuständige Krankenkasse die A1-Bescheinigung aus. Die Vorbelegung der Adresse erfolgt aus dem Krankenkassenstamm.
In unserem Beispiel ist die Mitarbeiterin nicht gesetzlich krankenversichert und kein Mitglied eines berufsständigen Versorgungswerkes. In diesem Fall stellt die Deutsche Rentenversicherung (DRV) die A1-Bescheinigung aus. Angaben zum privaten Krankenversicherungsunternehmen sind nicht mehr notwendig, es erscheint lediglich ein Hinweis in der Maske.
Wäre der Mitarbeiter/in nicht gesetzlich krankenversichert und Mitglied eines berufsständigen Versorgungswerkes, stellt die Arbeitsgemeinschaft berufsständiger Versorgungseinrichtungen (ABV) die A1-Bescheinigung aus.

Personalstamm > SV/Steuer > A1 Bescheinigung > A1 Antrag Entsendung > Registerkarte Versicherung / Versorgungswerk

5. Angaben Entsendung (1) / Angaben Entsendung (2)

Alle erforderlichen Felder für den A1 Antrag Entsendung auf den Registerkarten Angaben Entsendung (1) / Angaben Entsendung (2) sind im Weiteren manuell zu füllen. Nutzen Sie dazu die Angaben, die Ihnen von Seiten des Arbeitgebers zur Verfügung gestellt wurden.
Beachten Sie, das eine Entsendung nach Artikel 12 Absatz 1 VO (EG) Nr. 883/2004 und somit die Weitergeltung der deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit voraussetzt, dass die Entsendung von vornherein klar auf maximal 24 Monate zeitlich befristet ist.
Wird das Feld „Befristung“ mit „Nein“ gefüllt, liegt keine zeitliche Befristung der Auslandsbeschäftigung vor. Es kommt zur Ablehnung mit dem Datensatz „A1-Rückmeldung Ablehnung Arbeitgeber“. Die Ablehnung erfolgt mit dem Grund „04 = Fehlende Befristung der Entsendung“. Ausnahme – Beschäftigte des öffentlichen Dienstes.
Felder „Stelle“ / Beschäftigungsstellen 1-3“ - in der Regel wird eine konkrete Beschäftigungsstelle in dem Staat, in den die Entsendung erfolgt, gegeben sein. Für den Fall, dass die entsandte Person an mehreren konkret bekannten Beschäftigungsstellen eingesetzt werden soll, sind hierfür bis zu elf Angaben möglich. Wird das Feld „Stelle“ mit „Nein“ (kein Haken) gefüllt, sind im Folgenden die weiteren Angaben zur Bezeichnung und Adresse der Beschäftigungsstelle anzugeben.

Personalstamm > SV/Steuer > A1 Bescheinigung > A1 Antrag Entsendung > Registerkarte Angabe Entsendung (1)

Sollten mehr als drei bis 11 Beschäftigungsstellen bekannt sein oder die entsandte Person im anderen Staat über keine feste Beschäftigungsstelle (z. B. Montage von Windkraftanlagen etc.) verfügen, ist im Feld „Stelle“ ein „Ja“ für „keine feste Beschäftigungsstelle“ anzugeben. Weitere Angaben sind dann nicht mehr nötig.

Sofern zwischen den einzelnen Entsendzeiträumen der letzten 2 Jahre eine Unterbrechung der Entsendung in den Mitgliedstaat von mehr als 2 Monaten besteht, bleiben die davor liegenden Entsendezeiträume bei der Prüfung des Gesamtzeitraumes von 24 Monaten unberücksichtigt.
Wird Feld „Bereits eingesetzt“ mit „Ja“ gefüllt, folgen die Eintragsmöglichkeiten in die Felder „von“ und „bis“.
Wenn die Summe aus den in den letzten 2 Jahren zu berücksichtigenden Entsendungszeiträumen und dem aktuell Entsendungszeitraum größer als 24 Monate ist, kommt es zur Ablehnung mit dem Datensatz „A1-Rückmeldung Ablehnung Arbeitgeber“. Die Ablehnung erfolgt mit dem Grund „06 = Entsendung über 24 Monate (unter Berücksichtigung vorheriger Beschäftigungszeiten)“.
Ausnahme - Beschäftigte des öffentlichen Dienstes.
Sofern es sich um eine AN-Überlassung oder Ablösung einer anderen, bereits entsandten Person
handelt, sind in den entsprechenden Feldern Angaben zu machen.

Personalstamm > SV/Steuer > A1 Bescheinigung > A1 Antrag Entsendung > Registerkarte Angaben Entsendung (2)

6. Angaben der Beschäftigung

Die Felder der Registerkarte „Angaben Beschäftigung“ dienen dazu, die für eine Entsendung nach Artikel 12 Absatz 1 VO (EG) Nr. 883/2004 bzw. den grenzüberschreitenden Einsatz von Beschäftigten im öffentlichen Dienst nach Artikel 11 Absatz 3 Buchstabe b) Verordnung (EG) Nr. 883/2004 zwingend notwendige weiterbestehende arbeitsrechtliche Anbindung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abzufragen.
Alle Felder der Registerkarte „Angaben Beschäftigung“ müssen vom Anwender entsprechend bearbeitet werden. Hier kann keine Vorbelegung durch ein Entgeltabrechnungssystem erfolgen.
Wenn mindestens ein Feld mit „Nein“ gefüllt wird, kommt es zur Ablehnung mit dem Datensatz „A1-Rückmeldung Ablehnung Arbeitgeber“.

Personalstamm > SV/Steuer > A1 Bescheinigung > A1 Antrag Entsendung > Registerkarte Angaben Beschäftigung

7. Angaben Arbeitgeber

Die Vorbelegung der Angaben zum Arbeitgeber erfolgt aus dem Mandantenstamm.
Ggf. fehlen Angaben zu Rechtsform und Sektor. Diese Angaben sind manuell zu ergänzen, da die Felder
„Rechtsform“ / „Sektor“ Pflichtangaben darstellen.
Dies trifft auch auf die Felder „Umsatz“ / „Personal“ zu. Diese sind vom Anwender zu bearbeiten. Nur
wenn beide Felder mit „Ja“ gefüllt sind, kann eine Genehmigung mit dem Datensatz „A1-Rückmeldung
Genehmigung Arbeitgeber“ erfolgen.

Personalstamm > SV/Steuer > A1 Bescheinigung > A1 Antrag Entsendung > Registerkarte Angaben Arbeitgeber

8. Erklärung

Für eine rechtlich einwandfreie Beurteilung des Antrags ist es wichtig, dass der Arbeitgeber alle für die Prüfung einer Entsendung maßgeblichen Tatsachen angibt und jegliche Änderungen in den Verhältnissen, die der Feststellung einer Entsendung zugrunde lagen, der zuständigen Stelle mitteilt.
Über das Pflichtfeld „Erklärung“ – erklärt der Arbeitgeber somit ausdrücklich gegenüber der zuständigen Stelle, dass er diesen Informationspflichten nachkommt.

Personalstamm > SV/Steuer > A1 Bescheinigung > A1 Antrag Entsendung > Registerkarte Erklärung

 

Die detaillierten Schritte und weitere wichtige Informationen finden Sie in unseren Verfahrensbeschreibungen. Erfahren Sie mehr, indem Sie hier nachsehen.